Ihr Dokumentenmanagement.
Intelligent. Einfacher.
Revisionssicher.
Die professionelle, browserbasierte Dokumentenmanagementlösung für Unternehmen aller Größen. GoBD-konform, DSGVO-sicher — mit integriertem KI-Assistenten komplett auf Ihren eigenen Servern.
Alles, was eine moderne DMS-Lösung braucht.
Von der automatisierten Ablage bis zur revisionssicheren Verwaltung – entdecken Sie unsere intelligenten Funktionen. Intuitiv, sicher und direkt in Ihrem Browser bedienbar.
KI-ArchivBot & DocuChat
Nutzen Sie smarte KI-Funktionen für die Suche und Verwaltung. Fragen Sie Dokumente direkt im Viewer ab (z. B. "Was ist der Rechnungsbetrag?") und erhalten Sie sofortige Antworten ohne manuelles Suchen.
KI-Zusammenfassung
Lassen Sie sich automatische, kompakte Zusammenfassungen von umfangreichen Dokumenten erstellen. Ideal, um die Kernaussagen langer Berichte oder komplexer Verträge in Sekundenschnelle zu erfassen.
KI-Dokumentenvergleich
Vergleichen Sie zwei Dokumente oder verschiedene Versionen inhaltlich auf Knopfdruck. Die KI analysiert den Text und stellt Ihnen alle Unterschiede und Änderungen übersichtlich in einem Tabellenformat dar.
KI-Übersetzung
Überwinden Sie Sprachbarrieren mit der automatischen Übersetzung von Dokumentenzusammenfassungen. Die KI liefert präzise Ergebnisse und unterstützt alle gängigen europäischen Sprachen direkt.
SmartData Extraktion
Beschleunigen Sie Ihre Dateneingabe mit intelligenter KI-Datenextraktion. Markieren Sie Werte einfach per Drag & Drop, und das System überträgt diese nahtlos direkt in die passenden Metadatenfelder.
Zwei-Faktor-Sicherheit (2FA)
Maximaler Zugangsschutz durch moderne Zwei-Faktor-Authentifizierung via Smartphone-App. Schnell und sicher ohne E-Mail-Verzögerungen für einzelne Nutzer oder Gruppen konfigurierbar.
Interaktiver PDF-Viewer
Moderner, browser-nativer Viewer mit interaktiven Funktionen. Markieren, kommentieren oder setzen Sie frei positionierbare Häkchen-Stempel direkt auf Ihre Dokumente.
KI-Dokumentenerkennung
Intelligente, selbstlernende Klassifizierung Ihrer Dokumente durch ein modernes KI-Modul. Das System erreicht eine hohe Erkennungsrate und nutzt bei Unsicherheiten unter 80 % automatisch bewährte Backup-Routinen.
REDACT-Modul (Datenschutz)
Schwärzen Sie sensible Daten DSGVO-konform und technisch unwiderruflich vor der Weitergabe. Behalten Sie die volle Kontrolle durch präzise manuelle Markierungen oder nutzen Sie unsere intelligente KI-Automatik: Mit nur einem Klick erkennt und schwärzt das System sensible Informationen wie IBANs oder Personendaten vollautomatisch im gesamten Dokument.
Dubletten-Erkennung
Identifiziert mehrfach vorhandene Dokumente formatübergreifend (PDF, TIFF, DOCX, JPG) mittels eindeutiger Hashwerte. Dies verhindert effektiv Fehlbuchungen und Doppeltzahlungen von Eingangsrechnungen.
Echtzeit-Suche & Workflow
Suchergebnisse werden sofort während der Eingabe ohne Seitenwechsel angezeigt. Datensätze können direkt aus der Suche heraus ohne Umwege bearbeitet werden.
Manuelle & automatische Archivierung
Dokumente können vollautomatisch archiviert oder direkt per Scanner oder Multifunktionssystem in den richtigen Ablageordner gescannt werden. OCR-Texterkennung ermöglicht individuelle Indexierung oder automatische Metadaten-Extraktion — ganze Ordner in einem einzigen Scanvorgang.
Rechtskonforme E-Mail-Archivierung
Seit dem 01.01.2002 ist die Archivierung geschäftsrelevanter E-Mails gesetzlich vorgeschrieben (§ 147 AO, § 238 HGB). büroarchiv archiviert alle E-Mails und Anhänge revisionssicher als PDF/A — zusammengeführt in einer Datei für schnellen Zugriff.
E-Rechnungen gesetzeskonform empfangen
Automatische Erkennung und Import aller gängigen Formate wie ZUGFeRD und XRechnung — per E-Mail oder Upload. E-Rechnungen werden auf Vollständigkeit geprüft und revisionssicher gespeichert, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
Zielführende Dokumentensuche
Archivierte Dokumente sind dank vielseitiger Suchfunktionen schnell auffindbar. Die OCR-Volltextsuche findet Wörter oder Textfragmente in Sekunden im gesamten Dokumentenbestand — mit 3-Spalten-PDF-Vorschau direkt in der Trefferliste.
Einfaches Dokumentenmanagement
Eingangsrechnungen digital bearbeiten, gescannte Dokumente elektronisch weiterleiten und mit Hinweisen für die Bearbeitung versehen. Dokumente mit Stempeln und Notizen versehen — mit individuellen oder eigenen Stempeln.
Geschäftsprozesse abbilden
Unterschiedliche Projekte verwalten: Dokumente per Projektnummer direkt zuordnen oder zunächst in einer Zwischenablage sammeln. Projekte in einer Windows-Explorer-Struktur organisieren — vertraute Arbeitsumgebung, schneller Zugriff.
Workflow & Stempel
Automatisierte Freigabeprozesse mit konfigurierbaren Workflow-Stationen. Digitale Stempel (OK-Haken, Kreuz, Fragezeichen) brennen sich dauerhaft in das PDF ein. Jeder Schritt wird manipulationssicher in der Datenbank protokolliert.
Versionierung
Datensatz-Zustände zu bestimmten Zeitpunkten einfrieren und dauerhaft speichern — Datei und alle Metadaten. Ältere Versionen herunterladen, vollständige Änderungshistorie einsehen und Versionen wiederherstellen.
Dateioperationen
PDFs trennen, zusammenführen, Seiten drehen (90°/180°/270°), PDF/A exportieren, Datenpaket als ZIP erstellen, CSV-Metadatenexport — alles direkt im Browser, ohne zusätzliche Software.
Vertragsverwaltung
Vertragsdokumente mit Laufzeitüberwachung und Kündigungsfristen verwalten. Automatische Wiedervorlage-Erinnerungen — rechtzeitig informiert, bevor Fristen ablaufen.
Dashboard & Monitoring
Echtzeit-Systemstatus für Administratoren: 14 konfigurierbare Widgets zeigen Services, Datenbankstatus, Backup-Zeitpunkte, Speicherkapazität und aktuell angemeldete Nutzer.
Wiedervorlagen & Eskalation
Ablauferinnerungen adressatenbezogen oder persönlich. Überfällige oder kritische Dokumente werden automatisch eskaliert und im Badge-System hervorgehoben — nichts geht verloren.
büroarchiv 9.0 – erleben Sie die Software
Sehen Sie, wie einfach digitale Dokumentenmanagementlösung sein kann — von der schnellen Suche bis zur sicheren Ablage.
büroarchiv und E-Rechnungen
So einfach empfangen und archivieren Sie E-Rechnungen im Format ZUGFeRD und XRechnung — gesetzeskonform und revisionssicher.
Effiziente Archivierung & Dokumentenverwaltung leicht gemacht
Die wichtigsten Funktionen von büroarchiv — Dokumentenverwaltung, von der schnellen Suche bis zur sicheren Ablage. Jederzeit und überall Zugriff auf Ihre Unterlagen.
Ihr KI-Assistent — 100% auf Ihren Servern
büroarchiv 9.0 integriert sechs KI-Funktionen, die vollständig lokal auf Ihrer Hardware laufen. Powered by Ollama mit Qwen2.5:7b — keine Cloud, keine Datenweitergabe, kein Internet erforderlich.
• Wartungsvertrag IT-Systeme (15.02.2026)
• Mietvertrag Lager Süd (28.02.2026)
• Rahmenvertrag Lieferant A (31.03.2026)
Soll ich Details zu einem der Verträge anzeigen?
Für jede Branche — die passende Lösung
büroarchiv wird in enger Zusammenarbeit mit Kunden aus verschiedenen Branchen entwickelt — praxisnah, flexibel und skalierbar.
Rechtsanwälte & Kanzleien
Digitale Mandantenakten und revisionssichere Schriftgutverwaltung. Fristen und Wiedervorlagen für Gerichtsverfahren automatisch im Blick behalten.
- Digitale Mandantenakte
- Revisionssicherer Schriftverkehr
- Automatische Fristenverwaltung
KFZ & Autohäuser
Fahrzeugakten, Reparaturaufträge und Leasingverträge zentral und sicher verwalten. Schneller Zugriff direkt am Counter oder in der Werkstatt.
- Digitale Fahrzeugakte
- Reparatur- & Servicehistorie
- Leasing- & Vertragsverwaltung
Immobilien & Hausverwaltung
Mieterakten, Kaufverträge und Handwerkerrechnungen revisionssicher ablegen. Alle Objektdaten sofort und übersichtlich griffbereit.
- Digitale Mieter- & Objektakte
- Vertrags- & Dokumentenmanagement
- Revisionssichere Abrechnungen
Unternehmen & Mittelstand
Automatisierte Eingangskanäle, OCR und Workflow-Stempel für effiziente Rechnungsverarbeitung und Dokumentenlenkung.
- Automatische Eingangsarchivierung
- Freigabe-Workflows
- Abteilungsübergreifende Suche
Behörden & Verwaltung
Revisionssichere Langzeitarchivierung mit gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Datenschutz nach DSGVO und GoBD erfüllt.
- Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
- DSGVO-konforme Löschung
- Vollständiger Prüfpfad
Logistik & Handel
Lieferscheine, Rechnungen und Versandpapiere automatisch erfassen und mit Ihrer Warenwirtschaft verknüpfen.
- Scanner- & MFP-Integration
- Warenwirtschaft-Anbindung
- Automatische Indexierung per OCR
büroarchiv ist eine browserbasierte Anwendung
Eine browserbasierte Software ist eine Anwendung, die nicht auf einem einzelnen Computer installiert werden muss, sondern direkt über einen Webbrowser (z. B. Chrome, Firefox oder Edge) genutzt werden kann — von jedem Gerät mit Netzwerkzugang, ohne etwas extra herunterzuladen.
büroarchiv als Kompaktsystem
Die Software ist direkt mit der für büroarchiv optimierten Hardware verbunden — betriebsbereit aus einer Hand.
büroarchiv in VM
Die Software wird in einer isolierten Umgebung auf bestehender Hardware implementiert — maximale Flexibilität.
Struktureller Aufbau der Anwendung
Die Struktur in büroarchiv orientiert sich an der klassischen Papierablage. Dokumente werden in digitalen Ordnern organisiert, die eine intuitive Navigation und ein schnelles Wiederfinden ermöglichen.
Berechtigungen können gezielt auf Ordner-Ebene vergeben werden, sodass nur autorisierte Nutzer Zugriff auf bestimmte Dokumente erhalten — granulare Rechteverwaltung nach Rollen.
Frei konfigurierbare Dokumententypen mit individuellen Metadatenfeldern — jede Branche und jedes Unternehmen kann die Ablagestruktur an seine Bedürfnisse anpassen.
Jede Änderung wird mit Zeitstempel, Benutzer und Vorher-/Nachher-Wert protokolliert. MD5-Checksummen sichern die Integrität jeder archivierten Datei dauerhaft.
Zertifiziert. Revisionssicher. Rechtskonform.
büroarchiv erfüllt alle relevanten gesetzlichen Anforderungen für die revisionssichere digitale Archivierung in Deutschland und der EU.
GoBD-konform
Vollständige Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD).
DSGVO-konform
Datenschutzkonforme Archivierung nach EU-DSGVO mit revisionssicheren Löschprotokollen, Zugriffskontrolle auf Feldebene und lückenlosem Audit-Trail.
IDW RS FAIT & IDW PS
Zertifiziert nach IDW RS FAIT 1, IDW RS FAIT 3, IDW PS 330 und IDW PS 880 — sowie geprüft nach GDPdU, AO, GoBS und BDSG.
Revisionssicherheit bestätigt
Manipulationssichere Ablage mit MD5-Checksummen, unveränderlicher Archivstruktur und vollständigem Änderungsprotokoll — die Revisionssicherheit wurde offiziell bestätigt.
PDF/A-3b Langzeitarchivierung
Automatische Konvertierung in das für Langzeitarchivierung genormte PDF/A-3b Format bei jedem Dokumenteneingang — zukunftssichere Aufbewahrung.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
Automatische Einhaltung: 6 Jahre für Handels- & Geschäftsbriefe (inkl. E-Mails), 10 Jahre für Rechnungen, Buchungsbelege, Bilanzen und Jahresabschlüsse.
Verfahrensdokumentation nach GoBD
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt lückenlos, dass die Anforderungen von HGB, Abgabenordnung (AO), GoBS und GoBD während des gesamten Archivierungsprozesses erfüllt werden. Ein unabhängiger Dritter kann auf Basis dieser Dokumentation den ordnungsgemäßen Einsatz der Lösung vollständig nachvollziehen und prüfen — Voraussetzung für eine steuerliche Betriebsprüfung. Jeder Kunde erstellt seine eigene Verfahrensdokumentation. Als Orientierung empfehlen wir das offizielle Muster der Bundessteuerberaterkammer:
BStBK-Muster herunterladen (PDF) ↗Händlersuche — Finden Sie Ihren Partner
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