Einfache und schnelle Wege Ihre Dokumente und Dateien zu archivieren

Archivieren Sie Ihre Dokumente vollautomatisch über voreingestellte Pfade oder scannen Sie diese mit einem Scanner oder einem Multifunktionssystem direkt in den richtigen Ablageordner Ihres büroarchiv. Archivieren Sie zu bearbeitende Dokumente mittels manueller Archivierung. Zusätzlich zur integrierten OCR-Texterkennung haben Sie dabei die Möglichkeit, Dokumente individuell zu indexieren oder einem spezifischen Projekt zuzuordnen.

Ihr Papierarchiv können Sie schnell und komfortabel mittels Vergabe von Standardwerten digital archivieren, ohne jedes Dokument einzeln scannen und verschlagworten zu müssen. Archivieren Sie komplette Ordner in einem einzigen Scanvorgang.

Vielfältige Suchmöglichkeiten bringen Sie schnell ans Ziel

Suchen Sie Ihre archivierten Dokumente einfach und schnell direkt von Ihrem Arbeitsplatz oder beispielsweise unterwegs über Ihr Notebook. Mittels vielfältiger Suchmöglichkeiten finden Sie Ihre Dokumente im Handumdrehen.

Mit der mittels OCR-Texterkennung ermöglichten Volltextsuche suchen Sie in Sekundenschnelle nach einem Wort oder einem Textfragment, welches an irgendeiner Stelle im gesuchten Dokument zu finden ist. Sie müssen das gesuchte Dokument dann nur noch aus der Suchergebnisliste auswählen und können unmittelbar mit der gewünschten Verarbeitung beginnen.

E-Mails revisionssicher und gesetzeskonform archivieren

Bereits seit dem 01.01.2002 ist es gesetzlich (§ 147 AO und § 238 HGB) vorgeschrieben, auch alle geschäftsrelevanten E-Mails zu archivieren. E-Mails müssen im Originalzustand, also unverändert, elektronisch aufbewahrt werden und bei Bedarf wieder auffindbar sein. Mit büroarchiv sind Sie auf der sicheren Seite und archivieren Ihren E-Mail-Verkehr gesetzeskonform in digitaler Form.

büroarchiv eröffnet Ihnen die Möglichkeit alle E-Mais inklusive ihrer Anhänge digital zu archivieren. Dabei  wird nicht nur die  E-Mail nach PDF/A konvertiert, sondern auch deren Anhang, sofern dieser in einem von büroarchiv unterstützten Dateiformat vorliegt. Inhalt und Anlagen der E-Mail werden zu einer einzigen PDF/A-Datei verbunden. So haben Sie alle Informationen schnell im Blick, ohne sich durch eine Vielzahl von Anlagen klicken zu müssen.

Leiten Sie Ihre Dokumente per Mausklick an Kollegen oder Abteilungen weiter

Ab sofort bearbeiten Sie Ihre Eingangsrechnungen ganz einfach digital. Scannen Sie Ihre Eingangspost an einem Scanner oder Multifunktionssystem ein und leiten diese anschließend elektronisch an eine andere Person bzw. eine andere Abteilung weiter. Sie können Ihren Dokumenten Informationen mit auf den Weg geben, sodass der Empfänger genau weiß, welche Aufgaben er mit den jeweiligen Dokumenten zu erledigen hat.

Jeder Benutzer sieht in seinem Postfach, welche Aufgaben bzw. welche Dokumente auf ihn zur Bearbeitung warten. Ist ein Benutzer abwesend, kann dessen Vertreter mit einem Klick die Dokumente und Aufgaben übernehmen. Setzen Sie Bearbeitungsfristen und behalten Sie den Überblick über Ihre weitergeleiteten Dokumente, indem Sie sich eine Wiedervorlageliste der noch nicht bearbeiteten Dokumente anzeigen lassen.

Versehen Sie Dokumente mit Stempeln und Notizen

Arbeiten Sie wie gewohnt weiter und versehen Sie Ihre Dokumente mit einem digitalen Stempel. Wählen Sie aus verschiedenen Stempeln einen passenden aus oder laden Sie Ihren individuellen Stempel in büroarchiv.

Versehen Sie Ihr Dokument mit individuellen Haftnotizen, um einem weiteren Bearbeiter schnell und übersichtlich die gewünschten Informationen zu liefern.

Bearbeiten Sie Ihre Dokumente ganz einfach mit büroarchiv - auch vom Home Office aus:

Geschäftsprozesse unkompliziert und praxisnah abbilden

Verwalten Sie mit büroarchiv unterschiedliche Projekte: büroarchiv ermöglicht Ihnen eine einfache und unkomplizierte Projektverwaltung. Sie können Ihre Dokumente mittels der Vergabe von Projektnummern spezifischen Projekten zuordnen oder Dokumente in einer Zwischenablage sammeln, bis Sie diese einem Projekt zuordnen möchten. Innerhalb von büroarchiv haben Sie außerdem die Möglichkeit Ihre Projekte in Windows-Explorer Struktur aufzubauen. Die Struktur bietet den Benutzern eine gewohnte Arbeitsumgebung, über die sie auf alle zentral abgelegten Dokumente zugreifen können.

Vereinfachen Sie die Bearbeitung Ihrer Eingangspost: Mit büroarchiv können Sie ganz einfach einen Dokumentenworkflow erstellen, der Ihnen vom Einscannen bis zur endgültigen Archivierung dabei hilft, den Überblick über Ihre Eingangspost zu behalten.